広報活動をはじめるまえに、まず取りかかるのが「メディアリスト」の作成だと思います。
自社の情報に興味をもってくれそうなメディアの連絡先をリストにし、プレスリリースを送ったり直接コンタクトを取ったりしていきます。
でもこのメディアリスト、新米広報さんだと作り方がぜんぜんわからないですよね……。
メディアリストは広報活動の根幹です。
自社だけのメディアリストの価値や、連絡先の集め方、作成のコツをまとめます。
Contents
広報に欠かせない「メディアリスト」とは
メディアリストとは、「メディアの情報や連絡先が一覧になったリスト」のことです。
テレビ局、新聞、雑誌、Webメディアなどの制作部や編集部の連絡先を、Excelやスプレッドシートでリスト化して管理するのが一般的。広報担当全員が見れるようにしておきます。
どのメディアも基本的に企業から情報を受け取るための窓口として、メールアドレスやFAX番号を持っています。もちろん担当者個人のアドレスや番号もあります。
様々な情報と一緒に連絡先をまとめたものがメディアリストです。
メディアリストに必要な要素は以下のとおり。
- 媒体種別
- 媒体名
- 媒体社名
- 部署
- 担当者名
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 関連URL
- 掲載・コンタクト状況
- メモ欄
これらが横軸になるように、リスト化していきましょう。
PR会社などがフォーマットを公開しているので、イメージをつかむために参考にしてみるといいです。
プレスリリースの配信時には配信サービスを使うのもよいのですが、それだけでなく自社で開拓したルートにも連絡を入れられるとなおよいです。
メディアリストはなぜ必要なの？
たまに「ただのアドレス帳」くらいにしか捉えていない人がいますが、メディアリストはお金に換算できないほどの価値を持つ資産です。
私は以前PR会社で働いていましたが、社員たちが開拓したルートが詰まったメディアリストは情報の宝庫でした。厳重に管理されていて、流出でもしようものなら大惨事です。
稀に「メディアリストを共有してください」と言うクライアントさんがいるのですが、会社の財産であり商売道具なので、それは絶対にやりません。
それくらいメディアリストは重要。たぶん、売ろうとすれば相当の値段で売れるし、実際に販売している人もいます。
「メディアリストを育てる」という言い方をするくらいなので、企業広報もそのマインドでメディアリストと向き合っていきましょう。
メディアリストの作り方
そんなメディアリストはどうやって作ったらいいの？ということで、メディアの連絡先を集める方法を思いつくかぎりあげてみます。
1. PR手帳やマスコミ電話帳を使う
日本パブリックリレーションズ協会が発売している『広報・マスコミハンドブック PR手帳』や、宣伝会議が発売している『マスコミ電話帳』など、メディアの連絡先がリストになった書籍がいくつかあります。
これらは広報・PR界隈では有名で、たぶんほとんどの人が持っているんじゃないでしょうか。
連絡先だけでなく、メディアのあれこれや広報PRの基本が詰まっていて、毎年バージョンリニューアルされます。
最新版を持っておくのは広報として基本です。
2. ネット検索して連絡先を入手
ネットでメディアを見ると、「報道関係者の連絡先」や「プレスリリース送付先」といったページがわかりにく〜く存在していると思います。
たとえば『東洋経済オンライン』を見ると、各種お問い合わせ先というページの下のほうに、下記のように記述があります。
プレスリリース
総務局広報担当(info@toyokeizai.co.jp)にお問い合わせください。
このメールアドレスには誰でも情報を送ってOKということです。
返信は返ってこないことのほうが多いですが、ちゃんとプレスリリースは目に触れるようになっているので、リストに追加して地道に送ってみましょう。
3. 直接電話して聞く
上記の方法で、メールアドレスやFAX番号が記載されていなくても、電話番号は書かれているケースがあると思います。
そういうところには、直接電話して聞いてしまってOK。
慣れないと緊張すると思いますが、「プレスリリースを送りたい」と言うと基本的に教えてくれます。
株式会社●●●●、広報担当の●●と申します。
このたび〜〜〜〜という新商品を発売する予定でして、プレスリリースをお送りさせていただきたいのですが、送付先をお伺いすることは可能でしょうか？
こんな感じ。変な営業電話と間違われないよう、簡潔に要件を伝えます。
4. イベントで人脈を作る
なんだかんだ広報は「オフラインの付き合い」も大事。
メディアの人に会えるイベントや広報同士の交流会に参加して、人脈を作りましょう。
メディアの人や記者さんは忙しくてなかなかイベントには出てきませんが、直接じゃなくても知り合いを増やしておくと、どこでどう繋がるかわかりません。
ひたすら交流するのも広報の仕事です。
5. 知り合いの他社広報に聞く
イベントなどに参加していると、広報同士の繋がりも増えていきます。
特に同業種や競合他社の広報とは、ライバル視するのではなく協力しあうのが大切です。メディアが特集を組むときにまとめて取材されることもあるので、紹介しあえるような間柄にしておいたほうがいいですよ。
というわけで、ターゲット媒体が近そうな広報さんに繋いでもらうのも手です。
あまり借りを作りたくなければ、お互いに紹介しあうといい感じ。
6. 取材を受けたら記録しておく
広報活動をしていると、メディア側から連絡してきてくれることもあるはずです。
そういうときは取材を受けてハイ終わり、ではなく、末永くお付き合いできる関係を築いておきます。
一度取材してくれたメディアさんは絶対に覚えていてくれるし、その後情報をお渡しするときも見てくれる確率は高くなります。
取材を受けたり連絡をもらったりしたメディアは、担当者名や連絡先をきちんと残しておきましょう。
補足：市販のメディアリストってどうなの？
メディアリストって、ネットで売ってるんです。
PR会社などがデータを販売しているのですが、まあまあ高い……。企業向けなので、普通にリストだけで数十万するものも多いです。
市販のメディアリストは、まったくツテがないなら買ってみるのもアリだと思いますが、「最終的には自社にあわせてカスタマイズしていくことになる」という前提は忘れないでおきましょう。
大金を払って買ったからといって、それをそのままずーーーっと使い続けても、当たり障りのない広報活動しかできません。
メディア種類別、リスト作成時の注意ポイント
メディアリストの大枠はここまでに説明しましたが、メディアの種類ごとに注意したほうがいいことをまとめます。
| テレビ | 生放送中に電話をかけるといけないので、放送時間も書いておくと◎ |
|---|---|
| 新聞 | 同じ新聞でも、報道部・生活部・文化部など部署ごとにリスト化しましょう |
| 業界紙 | 人数が少ないことが多いので、規模や体制も記録しておくと◎です |
| 雑誌 | 最近の雑誌はほぼWEB版もあるので、編集部が同じなのか別なのかに注意 |
| WEB | 電話NGでメールのみのところが増えています。連絡方法もリストにメモ！ |
| インフルエンサー | ブロガーやYouTuber、インスタグラマーも大事！ |
メディアリストに入れる項目に決まりはないので、そのメディアについて残しておくべきことがあればどんどん書いていきましょう。
広報担当が複数いても、それぞれのコンタクト状況が一目でわかれば重複連絡が防げます。
入れるべきメディアは？100社100通りのメディアリスト
作成するにあたって「どのメディアをリストに入れるべきか？」という疑問がわくと思います。
答えは、
「自社をあらゆる角度から見て、掲載可能性のありそうなメディアは片っ端から入れていくべき」
です。
たとえば、ある大手メーカー企業があったとして、多面的に見ていくと取り上げられ方の切り口はいくらでも考えられますよね。
例：
- 社長の経歴がユニーク → ビジネス誌インタビュー
- 最新の技術を発明した→ 業界紙で技術面を取り上げ
- ママ社員が活躍している → 女性誌にて働くママ社員の1日密着
- 副業を推進している → 働き方メディアで特集
- CSR活動として環境事業も行っている → 全国紙
- 社員食堂がハイテク → 情報番組
- 有名タレントがイメージキャラクターに → 芸能メディア
一見「うちの会社には関係ないか……」と思えるようなメディアでも、切り口次第ではいけたりします。
可能性を捨てずにリストに入れておきましょう。
もちろん最初は業界紙だけでもよくて、広報活動をしていくなかで徐々にアップデートしていけばOK。自社に合わせてカスタマイズしていきます。
リスト作成はゴールではなくスタート。定期的なメンテンナンスを
メディアリストは、作成して完成！ではなく、定期的にメンテナンスしていくことが大事です。
メディアは日々新しく出てくるし、テレビは半期に一回改変があります。雑誌の休刊や廃刊も絶えませんよね。
体制が変わったり、担当者が変わることだってよくあります。WEBメディアは転職も多い業界です。
こういった情報を、逐一記録していきましょう。
デキる広報は、記者さんの性格、食べ物の好み、プライベート的な会話の内容まで記録していたりします。そのくらいメディアリストは広報活動の命です。
当然、企業規模や成長フェーズによってメディアリストの内容も変わってくるし、会社がある限りゴールはないですね……。
「メディアリストに完成はない」
と覚えておいてください。
まとめ：メディアリストを作りつつ、広報活動を
リストを作ることに夢中になりすぎず、広報活動と平行して進めていくのがおすすめです。
広報活動には本当にいろんな面があって、まだこのサイトでも紹介しきれていないのですが、基本的なプレスリリースの書き方などは抑えておいたほうがよいかと。
配信にはプレスリリース配信サービスを使いつつ、メディアリストから直接連絡も試みてみてください。
メディアリストや人脈を売る目的のセミナーに行くよりも、広報・PR関連の本を10冊くらい読んで勉強するのがおすすめ！こちらの記事で本もまとめたので、まずは初心者向けの本からぜひどうぞ。
おわり。
